書類の仕事を要領よく終わらせるコツ

保育士は、仕事量が多い！！

ピアノの練習、保育の準備、製作準備、掃除に環境設定、行事の準備・・・。とにかくやることがいっぱい。

さまざまな業務の中でも、特に苦戦をするのは書類。業務時間の中で書類をやり終えるのが難しく、持ち帰る保育士、サービス残業をする保育士も多いのでは。

この書類との戦い、どうしたらもう少し楽にできるのか？

どこを意識すれば、スムーズに仕事ができるのか？どのようにこなしていくと良いのか？

この記事を読めば、書類の負担が間違いなく軽減できます。

保育士はとにかく仕事量が多い！中でも書類に苦戦する人は圧倒的な割合

保育士の書類の量を、ざっと上げてみましょう。

これらが無限ループのようにやってくる。毎日、毎日・・・

指導計画をためてしまえば、翌日には量が倍になる。

保育の記録は、担当クラスの子どもの人数分。書いても書いても終わらない。あと何人！と数えて、一人ずつ減っていくのを快感にして、自分にムチをうち頑張る。

連絡帳や、クラスだよりなど、保護者宛に書くものは、この文章で意味が伝わるよね？と、気を使う。

保育士を辞めたい理由をで二番目に多いのが、仕事量が多いとあげられています。

もちろん書類だけでなく、ピアノ、制作の準備、次の日の保育準備、行事の準備などなど。

たくさんの業務に追われる中での書類は、本当にきついです！！！

書類の種類は大きく分けて３種類。ポイントを押さえて効率よくやるコツ

保育士の書類は、おおよそ３種類に分類されます。

書類の種類	内容
指導計画	年案　月案　週案　日案　デイリーなど
記録　反省	保育の記録　散歩　SIDS 自主点検　など
おたより	クラスだより　ドキュメンテーション　など

指導計画

年案、月案、週案、日案、部分案、デイリーなど。

これらが、指導計画に分類されます。

指導計画は、あくまで計画。

保育をするにあたり、子どもの年齢に対して経験をしてほしい内容、遊びや環境、季節に応じた設定、保護者支援など、大きく違いがありません。

また、子どもの年齢と発達もそれほど大きな違いはありません。

ということは、ここを悩んで書くのは時間がもったいない！

保育園にある過去の指導計画を参考にする

同じ園での指導計画なら、園の特徴も捉えて書いてあるからOK！

昨年、どのようなことをしていたのか、保育の参考にもなるので、ぜひみておきたい。

指導計画の本や月刊誌を参考にする

書籍を参考にするメリットは、何よりも専門家が作り上げていること。

発達を捉えてどのような関わりをしたら良いのかが書かれているから、

手っぱで書くより質が高く効率が良いので、使わない理由なんてない。

記録　反省

保育の記録、避難訓練や散歩の反省、室内安全や自主点検など。

これらは記録、反省になります。

室内安全や自主点検、都度に書く反省は、こまめに書くのが一番。

ためてしまうと、すぐにできると思いきや意外に時間がかかりめんどくさい。

都度に書く反省も、その時に感じたことを書けばいい。

避難訓練や交通安全指導が終わったら、その日のうちに反省を書く

時間が経つと何をやったのか思い出すことから始まる。

すぐに思い出せればまだいいが、思い出せないとなるとなかなか大変。

その日のうちに書けば、記憶も新鮮。

室内安全や自主点検も毎日チェックをする

室内安全や自主点検も毎日つけよう。毎日が難しくかったら、週に一回、曜日を決めてつけ行う。

ただ丸をつける。それが意外に大変なんだよね。

保育の記録を書くために、子どもの記録はこまめにメモをする

いつ、何ができるようになったのか。

いつ、どのようなことが起きたのか。

ざっくりで良いので、メモをすることは大切。

保育の記録を書くのは、年を通しても数回。

何か起きたことを書けるが、いつ起きたのかって、意外と思い出すことが難しい。

記録や反省は、その時のチェックをすること、記録として残しておくが目的なので、きれいな文章で書かなくても、的確な情報が記入されていることが必須。

この記録のものは、すぐにやることをクセつけておけることで、スムーズに。

外部への手紙など

毎日の連絡帳やドキュメンテーション。クラスだより、保護者宛へのお知らせなど、保育園外へ配信する手紙がこれにあたります。

保育士以外に読んでもらうお知らせは、分かりやすく、簡潔に書く必要があるので、保護者宛への手紙や配信が一番文章や構図も考えることでしょう。

連絡帳やドキュメンテーションは、子どもの様子を書くため、子どもをよく見ることが必須。

毎日、同じ内容の子どもの様子を書くと、

・・・実際、私の身の回りでもありました・・・。

そのため、子どもの観察を行い、今日はこれをやった、ということをメモをする。

このメモが、保育の記録の記入にもつながるので、一石二鳥！

どうしてもネタ切れなら、他の人に「〇〇ちゃん、今日何かエピソードありますか？」と聞く。

ネタ切れで悩んでいる時間はもったいない！

他の先生は、自分とは見たり考えたりする視点が違います。

そのため、子どもを見る視点が広がるケースもあるので、ぜひ周りの先生に聞きましょう！

クラスだよりやお知らせなど

これが、一番時間がかかるもの。

なぜなら、保育士以外の人が読むもの、保育士以外の人に読んでもらわなきゃいけないもの。

だから、分かりやすく、簡潔に。

読みやすい文章で、伝えたいことを簡潔にすることが必須です。

レイアウトは、先輩や同僚のお便りを見たり、書籍にもあるので十分参考になります。

イラストを入れるのも、かわいらしくなり、読みやすくなるポイント。

書籍にCD-Rがついているので、一緒に使うのもOK。

手書きだと味があるから素敵だよね、という保育園もありますが、今の時代はパソコンを使う保育園が多いです。

パソコンを使えば、データを残しておくことができるので、レイアウトやイラストをそのまま使用できるのが利点。パソコンは業務改善につながるので、おすすめです。

書類を溜めないためには。仕事がはかどるミラクル時間３選

仕事がはかどる、ミラクルタイムが存在します。魔法がかかったかのように、一気に集中力が増す時間。

そのミラクル時間を３つ教えます。

出勤前の朝の３０分が、びっくりするほどの集中力が増す！

仕事前の３０分、身支度を終えて机に向かってみましょう。

驚くほどはかどります。

出勤までのタイムリミットが近づくと、出勤までにここまでやっておきたい！と、自分とは思えないパワーが出てきます。

必ず毎日していることとセットにして、ルーティーン

簡単な仕事。自主点検や室内安全管理のチェック、乳児のSIDSのチェック表。

簡単だからつい後回しにしがちだが、たまると大変な仕事。このちょっとの仕事は、毎日必ずやることにセットをしてやると、たまらなくなるから便利。

昼ごはんを食べながらパソコンをいじる。行儀が悪いかも（笑）

必ず給食を食べる時間があるので、食べながら行う業務を決めてしまうと、書類が溜まることがありません。

たとえば、昼休憩にきたら、一番に出席簿を書く。次に自主点検を行う。と、必ずやることとセットにしてルーティン化することで、毎日の仕事がたまらなくなります。

曜日を決めて書類を書く

先に書類を終わらせておけば安心！

仕事も遊びも充実しますね。

などなど。自分のライフスタイルや体調に合わせて、”書類をやる日”を決めるのは、書類を溜めないポイント。

おちゃぷ：事務仕事が増えた今は、一冊の手帳に、書類の提出期限とともにいつやるか、提出目標日をさだめて書くようにしています。できたら、赤ペンでチェック✅

仕事を持ち帰るなんて嫌だ！解決策はこの２つ。

仕事を持ち帰らずに、保育園でできるのならば、これが一番いいこと！

休憩時間や、就業前の隙間時間にぜひやっておきたい。

でも保育園にいる間は、連絡帳を書いたり、保育準備をしたり、上司や同僚との連絡や報告があるもの。勤務時間内に書類ができないのが現実の保育園勤務ではないのでしょうか。

どうしても、書類が書けない、書類を書くのが苦痛でストレスになるのなら、転職をするのもあり。大事なプライベートの時間も書類で悩まされていたら、身も心ももたないからね。

持ち帰りのない、ホワイト保育園に転職をする

ICT導入で、書類の少ない保育園に転職をする。書類がなければ、その分プライベートはしっかり自分の時間になるはず。

事前に書類はどのくらいあるのか、いつやっているのか、事前に聞いておくのがベター。

保育園以外の仕事に転職をする

乳児院、託児所、ベビーシッターなど、保育園より書類の少ない仕事はたくさんあります。

子どもが好き！子どもと関わる仕事がしたいのであれば、保育園以外の仕事もありです。

ぜひ、苦手な書類を克服して楽しく仕事をしましょう！